מהי חותמת נאמן למקור ואיך מקבלים אותה?

חותמת נאמן למקור שניתנת על ידי נוטריון מהווה אישור בסטנדרטים גבוהים שמסמך מסוים הוא העתק של מסמך מקורי, והוא זהה ותקף כלפי כולי עלמא. 

מתן תוקף של נאמן למקור הינו חלק מסמכויותיו של הנוטריון לפי חוק הנוטריונים, התשל"ו-1976 (להלן: "החוק"), ובאופן ספציפי בסעיף 7(3). מדובר בפתרון חיוני ביותר במצבים שבהם חשוב לשמור את המקור אבל עדיין יש צורך בהגשת/בהצגת התוכן לגופים או גורמים שונים.

אישור נאמן למקור ניתן לאחר שהנוטריון בחן את שני המסמכים, המקורי וההעתק, וקבע שהם זהים. סעיף 12 לחוק מרחיב וקובע כי נוטריון לא יאשר שמסמך פלוני הוא העתק נכון מהמקור, "אלא אם המקור הוצג לפניו והוא השווה זה אל זה ומצאם שווים". 

עלות קבלת חותמת של נאמן למקור קבועה מראש בחוק ותלויה בהיקף המסמך מבחינת עמודים. חשוב להדגיש שהשירות יכול להינתן גם מבלי שהנוטריון נפגש פיסית עם הלקוח ודי בשליחת המסמכים באמצעות שליח או שירותי הדואר. כלומר, במסגרת שירותי נוטריון און-ליין. 

נאמן למקור בשפה אחרת?

נוטריון לא ייאשר מסמך כנאמן למקור אם הוא לא דובר את השפה של הטקסט. בטופס הרשמי של שירות נוטריוני זה, הנוטריון נדרש במפורש לציין שהמסמך נערך בשפה שידועה לו. אחד ההסברים לכך הוא שאם נוטריון איננו מסוגל לקרוא ולהבין את המקור או ההעתק, הוא לא יוכל באמת לערוך השוואה ביניהם ברמה הנדרשת. 

תקנה 7(א) לתקנות הנוטריונים דורשת שנוטריון לא יאשר מסמך הכתוב בשפה שאינה מוכרת לו, אלא אם צורף לו תרגום מתאים. להבנת המסמך יש מספר היבטים חשובים:

• על הנוטריון לשלוט בשפה שבה נכתב המסמך, כדי לוודא שהתוכן חוקי ואינו סותר את הדין.
• הנוטריון חייב לקרוא את המקור ואת ההעתק כדי להשוות ביניהם. 
• יש חשיבות לזיהוי השפה שבה נכתב המסמך, כולל לטובת מילוי הטופס הנוטריוני המצריך ציון שם השפה. 
• אם הנוטריון לא מכיר את השפה, הוא עלול גם לא לזהות אותה.

מה קורה אם רוב המסמך כתוב בשפה שמוכרת לנוטריון, והחלק בשפה הזרה הוא שולי בלבד? במצבים אלה ניתן לעיתים לאשר את ההעתק, אך יש לנקוט בזהירות. צעדים נדרשים עשויים לכלול (למשל): צילום ההעתק במשרד הנוטריון, תרגום במידת הצורך, הימנעות ממתן אישור במקרים שבהם יש ספק וכדומה. 

מתי נזדקק לאישור נוטריוני נאמן למקור?

לעתים קרובות גופים ציבוריים, מוסדות אקדמיים, שגרירויות ומשרדי ממשלה דורשים מסמכים רשמיים עם אישור המעיד על אמינותם. לדוגמה:

• בקשת אזרחות, הנפקת ויזה, רילוקשיין וכדומה – תעודות לידה, תעודות זהות ותעודות נישואין לצורך הגשת בקשות להגירה או אזרחות.
• לימודים ועבודה – תעודות לימודים, גיליון ציונים, תעודות מקצועיות, מסמכי עבודה לצורך לימודים או עבודה בחו"ל וכדומה. 
• מסחרי/עסקי – חוזים והסכמים עסקיים המוגשים לגופים שונים כחלק מהליך משפטי או מסחרי.

מה התהליך של קבלת אישור נוטריוני להעתק שנאמן למקור?

תהליך אישור העתק נאמן למקור כולל מספר שלבים פשוטים. בשלב ראשון מוצג בפני הנוטריון המסמך המקורי. לאחר מכן נערכת השוואה של הטקסט להעתק. ההשוואה נועדה לוודא התאמה מלאה. 

לעתים יש צורך גם לתרגם את המסמך לשפה זרה (למשל, תרגום נוטריוני לאנגלית) ונוטריון רשאי לעשות גם את התרגום הנ"ל. כלומר, לייצר העתק נאמן למקור בשפה אחרת. כולל עם ליווי לקבלת חותמת אפוסטיל (ככל שנדרש). חתימת הנוטריון על ההעתק הופכת (גם) את המסמך המועתק לקביל מבחינה משפטית במגוון רחב של היבטים ולשורה ארוכה של מטרות.