כשאנחנו צריכים להציג מסמכים לגורמים רשמיים בחו"ל עולה לעיתים קרובות הצורך במתן תוקף חוקי למסמכים הללו במדינה זרה. החל מגיליון לימודים בשביל להתקבל לאוניברסיטה בחו"ל ועד לתעודת יושר בהגשת בקשה להוצאת דרכון זר. על מנת שהמסמכים שאנחנו מציגים למדינה אחרת יהיו תקפים וקבילים, יש צורך לאמת אותם מבעוד מועד.
שני מושגים מרכזיים בעניין זה הם "אישור נוטוריון" ו"אפוסטיל" אשר נועדו להבטיח את קבילותם של מסמכים מעבר לגבולות המדינה. מדובר בשני הליכים שונים, לעתים קרובות משלימים, שכל אחד מהם משרת מטרה ייחודית במערכת המשפט הבינלאומית. במאמר הקצר הבא נעמיק מעט בהבנת המונחים, התפקיד והשוני ביניהם.
מהו אפוסטיל?
אפוסטיל הוא אישור שניתן במדינה אחת על ידי רשות מוסמכת בנוגע לתעודות ציבוריות כמו תעודת לידה, תעודת נישואין או כל מסמך רשמי אחר של המדינה. חתימת האפוסטיל מהווה אישור כי מדובר בתעודה רשמית ומקורית, שהונפקה על ידי הרשות המוסמכת הרלבנטית.
אפוסטיל משמש לעתים לאימות של רשות מוסמכת בנוגע לאישורים נוטריונים תוך ווידוא שהם אכן נערכו על ידי נוטריון מוסמך בהתאם לדיני המדינה שבה הונפק האפוסטיל.
מי מנפיק את האפוסטיל?
אפוסטיל מונפק באופן בלעדי על ידי רשויות מוסמכות במדינה בהתאם להוראות אמנת האג. בישראל, הגופים המורשים להנפיק אפוסטיל כוללים את משרד החוץ, רשמי בתי משפט ופקידי מדינה שמונו לכך במיוחד על ידי שר המשפטים בהתאם לחוק הנוטריונים, התשל"ו-1976. פקידים הזמינים במספר בתי משפט ברחבי הארץ.
בכדי שמסמך יהיה זכאי לקבלת אפוסטיל עליו לעבור אישור מוקדם על ידי פקיד המוכר על ידי הגוף המנפיק. מסמך שנחתם על ידי נוטריון יוגש לאישור פקיד בית המשפט, אשר יוודא שהנוטריון מופיע ברשימת הנוטריונים המוסמכים מטעם משרד המשפטים. לעתים יש צורך בגופים נוספים "בדרך". למשל, במקרה של תעודה אקדמית יהיה צורך גם בחותמת של משרד החינוך לפני שניתן יהיה לאשר אותה באמצעות אפוסטיל על ידי משרד החוץ.
אימות מסמכים ישראלים נעשה לפי הסכמים בינלאומיים ואמנות, לרוב בהתאם להוראות אמנת האג עליה חתומה ישראל. האימות מתחלק לשתי קטגוריות:
אישור נוטריון
אישור נוטריון הוא פעולה משפטית שנעשית על ידי נוטריון מוסמך. הנוטריון, שהוא עורך דין בעל הסמכה מיוחדת מטעם משרד המשפטים ושעומד בתנאי סף מחמירים (10 שנות וותק ועבר משמעתי ופלילי נקי), מספק אישורים למגוון מסמכים, במטרה להעניק להם מעמד חוקי ורשמי. לדוגמה:
- אישור תרגום נוטריוני – הנוטריון מאמת כי התרגום של מסמך מסוים (כגון תעודת לידה, תעודת נישואין או פסק דין) תואם למקור. תרגום נוטריוני יכול להיות גם של מסמכים משפטיים כמו צוואות ואפילו פסקי דין (» קראו עוד על תרגום נוטריוני).
- אישור חתימה – הנוטריון מאשר כי החתימה על המסמך נעשתה על ידי האדם המצהיר עליה.
תפקידו המרכזי של הנוטריון הוא לאמת את האותנטיות של המסמכים או הפעולות שבוצעו במסגרתם, כך שיוכלו לשמש כראיה משפטית הן בתוך המדינה והן מחוצה לה, בהתאם לדרישות המקומיות.
היות שאפוסטיל הוא אישור רשמי שניתן בהתאם לאמנת האג משנת 1961, שנועדה לפשט את ההליכים המשפטיים להכרה במסמכים ציבוריים בין מדינות, כאשר מסמך נוטריוני צריך לשמש במדינה זרה, ייתכן שיהיה צורך לשלב עליו גם חותמת אפוסטיל.
האם כל מסמך נוטריוני דורש אפוסטיל?
לא בהכרח. אפוסטיל נדרש רק כאשר המסמך נועד לשימוש במדינה זרה החתומה על אמנת האג. אם המסמך מיועד לשימוש בישראל או במדינה שאינה חברה באמנה, ייתכן שיידרשו הליכים אחרים לאימות המסמך.
שימוש בחותמת האפוסטיל בצירוף עם תרגום נוטריוני נפוץ בעיקר בהגירה, רילוקשיין, קבלה ללימודים בחו"ל, ביצוע עסקאות בחו"ל, צווים שנוגעים לירושות וצוואות וכדומה.
במשרד עורכי דין ונוטריון גל רוסבי מור אנחנו מספקים מענה ללקוחותינו הן במסגרת שירותים של אישורי נוטריון שונים והן בחותמת האפוסטיל בהתאם לצורך.